Bättre beslut med rätt modell

Det är idag, som alltid, väldigt viktigt för företag och myndigheter att fatta rätt beslut. Besluten ska dessutom fattas allt snabbare i allt mer komplexa frågor. Komplexiteten leder också till att beslutsprocessen handlar om mycket mer än att bara välja mellan olika alternativ. Den kräver att hela organisationens förmåga och kunskap kan samlas, fokuseras och kondenseras så att rätt fråga ställs, rätt underlag tas fram och att slutligen rätt väg väljs.

Det finns stora utmaningar i att uppnå ett effektivt format beslut. En central del är att få de människor – teamet – som ska forma beslutet att enas om en gemensam målbild och förståelse så att de kan dra åt samma håll, kommunicera och samarbeta. För att hantera denna utmaning så är en modell, och då gärna en prediktiv modell, något som kan skapa rätt förutsättningar.

Engagemang ger effektivt teamarbete

Team är ett populärt uttryck i dagens arbetsliv. Vi vill hitta team som tillsammans kan utföra sin uppgift effektivt och snabbt. För att ett team ska vara effektivt måste det dra åt samma håll, kommunicera, samverka, samarbeta och koordinera insatser. Det sker framförallt genom att skapa engagemang.

Detta kan vara svårt eftersom teammedlemmar ofta har olika agendor och målbilder – även om intentionerna är goda. Det är därför viktigt att lyckas skapa samsyn.

Ett sätt, som är rätt ineffektivt förutom för de enklaste uppgifterna, är att beordra samsyn. Ett annat och effektivare är att gemensamt kunna påvisa nyttan och effekten.

Engagemanget hos de som är delaktiga kommer direkt att avgöra kvaliteten på resultatet av både projektarbete och olika former av beslutsunderlagsskapande. Men det går inte att kommendera fram engagemang utan det krävs rätt förutsättningar för att uppbringa det.

Nyckeln till engagemang är förståelse för vad man försöker uppnå, gemensamma mål och tydlighet i att det man gör bidrar till slutresultatet. Om man kan nå detta kommer resultatet att bli bra och individerna känna sig tillfreds. Om det saknas kommer det att leda till frustration och uteblivna eller undermåliga resultat.

Ett beslut formas

Det finns avgörande skillnader mellan beslut och val. Att fatta rätt beslut handlar om mycket mer än att bara välja om man ska gå åt höger eller åt vänster, upp eller ner.

Beslutet är inte bara något som uppstår, utan något som formas av det arbete som föregår själva beslutstillfället. Det går att tala om att ett beslut formas. Typiskt kan detta ske i en projektgrupp som arbetar med att ta fram ett beslutsunderlag men det är något som sker i alla beslutssituationer, i stort och i smått på jobbet och privat.

Att forma ett beslut, eller att ta fram ett beslutsunderlag, är en dynamisk process där det slutgiltiga resultatet inte alls är givet på förhand. Det är istället ett resultat av en process och kommer succesivt att utvecklas. Det man eftersträvar är att gruppen, utifrån en startpunkt där det finns många olika möjliga vägar och alternativ, succesivt kan styra in mot rätt beslut med rätt underlag.

Genom att börja brett, och sedan succesivt konkretisera och välja bort oviktiga aspekter, kan man slutligen hitta rätt beslutsalternativ. I denna process finns det många fallgropar och hinder som kan omintetgöra möjligheten att fatta rätt beslut:

Samarbetshinder

Eftersom teamet består av olika individer kan det ofta vara svårt att få till ett effektivt gemensamt arbete.

Det kan bero på att gruppen inte har en tydlig förståelse för målet med arbetet och därför kanske arbetar hårt med att nå fram till ett resultat – men inte arbetar mot något mål. Det kan också bero på att medlemmarna förvisso arbetar mot tydliga mål, men att dessa mål är olika.

En annan risk är att gruppen inte kan enas om målet och konvergera mot ett underlag, utan bara breddar frågan och därmed gör det slutgiltiga beslutet svårare.

Kommunikationshinder

En annan stor risk kan vara att det beslut som formats inte kan kommuniceras till den som slutligen ska göra valet. Genom att beslutet successivt har växt fram och förtydligats kan det bli svårt att förmedla vilket beslut som faktiskt borde fattas. En annan risk är att projektgruppen inte har kommit fram till ett underlag som beslutsorganet faktiskt hade tänkt fatta beslut på. En tredje är att det valet egentligen redan gjorts och att formandeprocessen mest är ett alibi för att komma fram till ett beslut.

Organisationshinder

Ett tredje riskområde är att organisationen inte har förståelse för vilka beslut som borde fattas, eller varför, vilket innebär att det inte finns någon tydlig beslutsformningsprocess eller kanske att det inte sker något beslutsfattande alls.

Dessa tre områden – teamets samarbete, samverkan med ledning och organisationens tillkortakommanden – är några av de exempel där beslutsformande och beslutsfattande inte fungerar på bästa sätt. Detta leder till att rätt beslut inte kan fattas, att det inte fattas beslut i rätt fråga eller i rätt tid. Att inte lyckas med detta är mycket allvarligt för en organisation och därför viktigt att arbeta med.

Undanröj hinder med modeller

Det finns många metoder och processer för att fatta beslut och komma fram till ett beslutsunderlag. Det vanligaste är att arbeta med tydliga beslutspunkter, och utifrån ekonomiska aspekter avgöra vem i hierarkin som har rätt att fatta ett beslut. Dessa bitar är viktiga men bidrar inte mycket för att få ett team att arbeta effektivt. Att arbeta med att skapa gemensamma mål och förbättra kommunikation är något som ofta poängteras och lyfts fram, men det kan vara svårt att uppnå i praktiken. Genom att använda modeller, i kombination med tydliga processer, kan man i många fall bli mycket effektivare.

Rätt modell ger rätt stöd

Rätt modell kan vara ett kraftfullt stöd för att skapa förutsättningar för att kunna forma och fatta rätt beslut. För att det ska ske måste modellen vara en integrerad del av processen för arbetet, och bör utvecklas i takt med att beslutsunderlaget konkretiseras. I de allra tidigaste skedena är en viktig uppgift för teamet att välja en modell som beskriver och förklarar det som ska belysas på bästa sätt.

Gemensam förståelse och gemensamma mål

Genom att använda en modell som nya idéer, nytt underlag och nya förutsättningar kan testas mot får gruppen ett verktyg för gemensam förståelse och vägledning i diskussioner.
Den kanske allra viktigaste rollen för och nyttan av en gemensam modell är att den utgör en beskrivning av det som ska beslutas. Det innebär att den kommer att hjälpa gruppens medlemmar att sammanfoga sina mål på ett sådant sätt att alla kan enas och arbeta mot ett gemensamt mål. Modellen hjälper också till att definiera begrepp och samband, samt skapa tydligare förståelse för orsakssamband.

Bättre kommunikation och kreativitet

En modell underlättar också kommunikation eftersom man med modellens hjälp kan undvika missförstånd. Äpplen är äpplen och päron är päron, både inom gruppen och mot övriga delar av organisationen (eller kunder). Det innebär att, trots att gruppens medlemmar förmodligen har olika bakgrund och referensramar, kan man dra fördel av och fokusera hela teamets förmågor och kreativitet.

Fokusera på rätt aspekter

Under arbetets gång kommer en bra modell också att hjälpa till med att fokusera arbetet för gruppen. Vilka aspekter blir viktiga att jobba vidare med och vilka aspekter är tillräckligt utredda? Genom att tydligt belysa de aspekter som lyfts inom gruppen och förstå hur de påverkar resultatet så kommer också nya, tidigare dolda, aspekter att framträda. Det innebär att man kan undvika att missa viktiga aspekter.

Projekt, eller beslutsformande, pågår ofta iterativt under lång tid, vilket gör att det är viktigt för teamet att minnas varför man valde att fokusera på vissa aspekter där andra inte bedömdes vara viktiga. Även i detta kan modellens resultat användas för att hålla koll på arbetets gång och hur olika frågor har lyfts fram.

En personlig erfarenhet

I många projekt jag arbetat i har jag upplevt hur effektivt det kan vara att använda en modell för att skapa en gemensam syn på problemställningen. För ett par år sedan deltog jag i ett projekt för ett större svenskt industriföretag där effekterna av en ny statlig infrastruktursatsning skulle utredas. Vad betyder denna nya möjlighet, vilka krav ställde den på investeringar från företagets sida och innebar detta att företagets logistiklösningar skulle förändras?

Stora beslut betyder stora projektgrupper

Eftersom detta potentiellt innebar både stora investeringar, förändringar och möjligheter så sattes en projektgrupp samman med intressenter från många olika delar i företaget, där Systecon också deltog. Produktion, logistik, marknad och ekonomi skulle alla bidra till att forma och fatta rätt beslut för företaget. Alla i gruppen hade samma mål; att skapa så bra förutsättningar som möjligt för företaget. Dock var den kunskap och information som krävdes spridd i organisationen och gruppen. Dessutom hade alla också olika perspektiv på vad som var viktigast att fokusera på, var utmaningarna låg och kanske också vad företagets bästa var i förhållande till deras egen verksamhet.

Samsyn och gemensamma mål

För att forma ett så bra beslut som möjligt så enades vi redan tidigt om att i det här fallet använda LCC, Life Cycle Cost, som metod och ett kostnads- och intäktsanalysverktyg för att sammanställa all information och utvärdera alla olika tänkbara scenarios och aspekter. Vi byggde upp en enkel initial kostnadsmodell som vi sedan successivt förfinade under arbetets gång. Kopplat till denna modell enades vi också om en iterativ arbetsgång där vi skulle samlas till projektmöten och utifrån modellen diskutera vilken ny data som behövde tas fram, om det fanns nya aspekter som behövde belysas eller om det fanns saker att lägga åt sidan. Naturligtvis genomfördes många diskussioner där kostnadsmodellen inte var i fokus men den fanns hela tiden med som ett stöd vi kunde ta till för att fokusera rätt.

Fokus på de viktiga frågorna

Det var spännande att vara med i arbetet och se hur vi successivt arbetade in modellen. Till en början återkom ofta vissa frågor som var kopplade till personernas roller i organisationen men det gick snabbt att visa på att vissa av dessa frågor inte var så viktiga för vårt slutmål, även om de till exempel var väldigt centrala för den generella logistiklösningen. Det visade sig också en bit in i arbetet att vi behövde utöka hur stor del av logistikkedjan (i detta fall hur nära leveransen till kunden) vi behövde ta med i analysen eftersom den sista delen i logistikkedjan helt visade sig dominera kostnadsbilden. Med hjälp av modellen kunde vi enkelt att se hur viktigt det blev att fokusera på denna fråga.

Lättare att diskutera

När vi började närma oss färdigställande av arbetet involverades också den chef som ansvarade för att föra vidare underlaget till styrgruppen. Det blev då tydligt att vi delvis hade utelämnat saker som för styrgruppen var centrala och att han också behövde komma med i beslutsformandet för att kunna förstå varför vi valt att lägga vissa aspekter åt sidan. Även detta steg underlättades av modellen, eftersom vi effektivt kunde diskutera runt resultaten och snabbt kunde utöka den till att inkorporera de nya frågeställningarna. Men vi kunde också göra analyser för att visa att det var rätt att inte fokusera på de aspekter vi lagt åt sidan.

Kvalitetssäkring

Genom att genom hela processen arbeta med modellen, dess uppbyggnad och resultat, kunde vi vara säkra på att vi format rätt beslut och att styrgruppen kunde gå vidare med rätt information och förståelse för att kunna fatta rätt beslut i frågan.

Slutsats

Det blir allt viktigare att fatta rätt beslut vid rätt tillfällen i en alltmer komplex värld. En viktig faktor som är lätt att glömma, är att det behövs en gemensam syn på mål och behov för att ett team ska kunna forma rätt beslut. Det går inte att förutsäga exakt vilka aspekter som behöver belysas eller vilket slutgiltigt beslut som bör fattas. Det är därför viktigt med ett arbetsätt, där kunskapen hos alla teammedlemmar kan komma fram och att rätt aspekter nagelfars. En modell kan vara ett kraftfullt verktyg för att kunna sammanfoga medlemmarnas syn mot gemensam nytta.

Tomas Eriksson
Utvecklingschef, Systecon AB